Оптимизируем работу офиса: доступность информации

Реалии современного бизнеса таковы, что мелочей в нем нет и быть не может. Чрезвычайно важным, ключевым, элементом в работе любого предприятия является офис. Правильно организованное рабочее пространство вашей штаб-квартиры не только произведет благоприятное впечатление на деловых партнеров, клиентов и кредиторов, но и поможет эффективнее функционировать всей компании, максимизирую её доходы.

Рассмотрим ниже несколько приёмов, которые позволят оптимизировать работу вашего офиса и, тем самым, сделать ещё один шаг к построению конкурентоспособного, рентабельного и высокоэффективного бизнеса.

Несмотря на то, что уже пошел третий десяток лет, как компьютеризация начала свою победоносную поступь по нашей планете – «бумажный мир» все никак не может нас отпустить. Практически в каждом офисе на столах всегда скапливается огромное количество бумаги, которая трудно поддается упорядочиванию и очень часто мешает эффективной работе. Сотрудниками приходиться тратить уйму времени на поиск нужной им информации или бланка. А это замедляет процесс и может привести к нарастанию центробежных сил в общей бизнес системе.

Одним из легких, недорогих и непритязательных способов, вместе с тем, позволяющих эффективно решить проблему, является установка на каждом столе в офисе «помощников» в виде многосекционных подставок для полиграфии, бумаги. Применение таких полочек поможет вам и вашим сотрудникам оптимизировать работу с бумагами, в прямом смысле этого слова «разложив все по полочкам». Такие лотки для бумаги могут иметь по пять, а то и по семь секций, которые позволят удобно рассортировать входящие и исходящие бумаги и свести к минимуму время поиска необходимой информации или документа. Причем, если вам не чужд дизайнерский подход, такие лотки могут быть разнообразных цветов, материалов, оттенков и размеров.

Перейдем к следующей офисной «хитрости». Визитные карточки сегодня являются неотъемлемым атрибутом любого делового человека. Кроме того, хорошая компания, которая заботиться о своем деловом стиле и имидже – обязательно должна иметь визитку, которая поможет не только оказать благоприятное впечатление на клиента, но и позволит эффективно и быстро обмениваться контактами.

Для таких целей, мы рекомендуем использовать специальные подставки для визиток. Их можно расположить на столе у каждого сотрудника и возле стойки для клиентов, чтобы каждый мог спокойно подойти и взять визитку.

Помимо визиток, мы предлагаем разнообразные подставки под прайсы, рекламные проспекты и под другую печатную продукцию. Таким образом, вы сможете максимально эффективно, в информационном плане, использовать пространство офиса, и при этом не захламлять помещение горами хаотично расположенных куч макулатуры.

Кроме того, мы предлагаем использовать информационные стенды, на которых будет размещена самая важная информация. Сведения, расположенные на таком стенде всегда должны быть легкодоступными и регулярно обновляться. Такой стенд поможет не только вашим клиентам и партнёрам сориентироваться в перечне необходимых бумаг, или документов, которые им нужно иметь при себе. Также на стенде может быть размещена информация о ценах, услугах и товарах. Часто, в специальных кармашках стенда размещаются прайс-листы и буклеты.

Кроме того, наличие информационного стенда позволит наладить эффективный информационный обмен между сотрудниками фирмы. На стендах вы сможете размещать приказы, распоряжения и какие либо правила, внутреннего распорядка вашего предприятия.

Также, мы предлагаем, для улучшения работы вашей фирмы использовать специальные стойки, для размещения рекламной продукции. Это позволит не только оптимизировать внутреннее пространство офиса, но и повысит степень распостраняемости рекламной продукции среди ваших клиентов.